InBiz – Information & Business Solutions Svenska AB Integritetspolicy GDPR
Den 25 maj 2018 införs den nya dataskyddsförordningen i hela EU. De nya bestämmelserna som också kallas GDPR (General Data Protection Regulation) ersätter personuppgiftslagen (PUL) och skärper kraven på hur företag får behandla dina personuppgifter.
Vi på InBiz – Information & Inbiz Solutions Svenska AB har alltid jobbat för att hantera personlig integritet och personuppgifter på ett säkert sätt och det är viktigt för oss att du har förtroende att låta oss hantera och lagra personuppgifter om dig. Vårt mål med denna policy är att på ett tydligt och transparent sätt beskriva hur vi samlar in och använder din personliga information. Den beskriver också vilka rättigheter du har och hur du kan använda dem.
Personuppgiftsansvar
Information & Inbiz Solutions Svenska AB (organisationsnummer 556677-3577) (nedan benämnd som InBiz) ansvarar för behandlingen av personuppgifter på InBiz webbplats samt i InBiz interna system.
I de fall InBiz hanterar kunds system som innehåller personuppgifter, så är det InBiz kund som är personuppgiftsansvarig och InBiz har då rollen som personuppgiftsbiträde och agerar enligt kundens direktiv.
Denna integritetspolicy omfattar endast de fall då InBiz är personuppgiftsansvarig. Om InBiz agerar personuppgiftsbiträde åt kund, så regleras detta personuppgiftsansvar i ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan kund och InBiz.
Kontaktuppgifter
Information & Business Solutions Svenska AB
Östra Ågatan 29
753 22 Uppsala
Telefon: +46 (0) 18 470 8300
Email: info@inbiz.se
Hur vi samlar in personuppgifter och vilka personuppgifter vi samlar in
InBiz samlar in personuppgifter på flera sätt, men i första hand de du själv eller från din arbetsgivare lämnat till oss med syfte att fullfölja vårt avtal med dig som tjänsteleverantör. InBiz sparar ingen känslig information kring personer. De uppgifter som vi primärt lagrar är namn, företag, e-postadress, telefonnummer. Nedan följer exempel på hur vi samlar in dina personuppgifter.
- Uppgifter som samlas in då du gör ett köp hos oss
Vid prenumeration eller köp av licenser samt vid köp av övriga tjänster registrerar och sparar vi dina uppgifter för att kunna fullfölja avtal, leverans, fakturering mm.
- Uppgifter som samlas in vid personlig kontakt
Vi samlar in personuppgifter från dig när du kontaktar oss, till exempel på e-post och telefon. I första hand samlar vi in de personuppgifter som behövs för att kunna hantera ditt ärende. Dessa uppgifter sparar vi för att kunna utföra det aktuella ärendet samt för att se historiska händelser
- Uppgifter som samlas in från någon annan än dig
Vid registrering av exempelvis supportärenden hos oss förekommer det att en person lämnar personuppgifter om en eller flera andra personer som ärendet avser. Vi sparar då denna information i det fall det är nödvändigt för att kunna åtgärda ärendet. Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har dessa personers samtycke till att lämna dessa personuppgifter.
- Uppgifter som förmedlas till InBiz i form av förfrågningar eller intresseregistreringar
InBiz samarbetar med andra aktörer som utför marknadsaktiviteter som syftar till att kartlägga intresset av våra tjänster. InBiz tar del av sådana intresseregistreringar i syfte att kunna kontakta företagen. Vid sådana förmedlade kontakter antas de berörda personerna lämnat sitt samtycke till att denna information överförs.
Rättsliga grund att behandla dina personuppgifter
I huvudsak behandlar vi dina uppgifter för att fullgöra ett avtal tecknat med företaget där du är anställd eller vid marknadsaktiviteter som syftar till försäljning till nya företagskunder. Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av fullgörande av vårt avtal, samtycke eller att uppgiften är nödvändig för att uppfylla andra rättsliga förpliktelser.
Vi använder dina kontaktuppgifter, som t ex e-postadress och telefonnummer för att kunna kontakta dig i samband med frågor och ärenden samt för att för att identifiera dig och din koppling till företaget. Behandling av dina personuppgifter kan slutligen också komma att ske för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande redovisning.
Vi delar eller säljer inte vidare personuppgifter med undantag för det som krävs för att registrera licenser och prenumerationer hos våra samarbetspartners.
Lagringstider och säkerhetsåtgärder
Vi sparar dina personuppgifter så länge som det krävs för ändamålet med behandlingen samt så länge det finns lagkrav för lagringen eller att lagringen krävs för att kunna uppfylla våra avtalade åtaganden mot våra kunder.
Vi använder IT-system för att skydda sekretessen och tillgången till dina personuppgifter. Vi har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling (exempelvis olovlig tillgång, förstörelse eller skada). Endast de personer som behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra redovisade ändamål har tillgång till dem.
Utlämning av Personuppgifter
Vi använder oss av Microsofts Office produkter och systemtjänster för vårt interna arbete. Det innebär att dina personuppgifter kommer att behandlas av Microsoft som har anlitats av oss som personuppgiftsbiträde. Personuppgifterna lagras av Microsoft i en molntjänst inom EU. Personuppgifterna kan av Microsoft vid en omfattande IT-incident överföras till tredjeland (det vill säga ett land utanför EU/ESS). Denna överföring sker bara i syfte att skydda uppgifterna.
- Avtalspartners och IT-leverantörer
Vi använder oss av ett antal olika IT-tjänster och IT-system i vår verksamhet. I vissa av dessa lagras och hanteras personuppgifter. Vi är måna om din integritet och säkerheten för dina uppgifter vid all sådan hantering. Vissa system är installerade lokalt hos oss och det är bara vår personal som har tillgång till uppgifterna. I dessa fall sker ingen överföring till tredje part. Vissa system är dock molnlösningar eller installerade hos leverantören och innebär att vi överför personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören vårt personuppgiftsbiträde och hanterar uppgifterna på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner.
Internt hanterar vi personuppgifter i vårt affärssystem för att kunna leverera de tjänster du har beställt från oss.
- Utlämning till tredje land
Våra system är åtkomliga från hela världen givet att användaren har korrekt identifiering. Persondata lagras inom EU/EES-området, men kan vara åtkomlig för personer utanför detta område.
Dina rättigheter
Vill du veta mer om vilka personuppgifter vi behandlar om just dig får du gärna kontakta oss för att få tillgång till dina uppgifter.
Du kan kostnadsfritt begära ett registerutdrag över vilka personuppgifter som finns registrerade om dig. Registerutdraget sänds till din hos oss registrerade adress.
Vi har ett ansvar för att de personuppgifter vi behandlar är korrekta. Om du upptäcker felaktiga personuppgifter om dig har du rätt att begära att få dessa rättade.
Personuppgifter sparas så länge du är kund hos InBiz. Beroende på typ av uppgift så kan vissa uppgifter lagras i upp till 7 år efter avslutad kontakt. Som kund har du rätt att utan dröjsmål få personuppgifter raderade om det inte längre finns någon rättslig grund till behandlingen.
Du har rätt att göra invändningar mot behandling av dina personuppgifter som vi utför med stöd av intresseavvägning. Du måste då specificera vilken behandling du invänder mot. Om vi anser att sådan behandling ändå ska ske, måste vi visa att det finns intressen som väger tyngre.
Du har rätt att begära en tillfällig begränsning av behandling av dina personuppgifter t ex när du anser att dina personuppgifter inte är korrekta och du därför har begärt rättelse hos oss.
- Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att få ut och på annat håll använda personuppgifter som du själv har lämnat till oss för att använda dem på annat håll. Detta gäller i de fall då du har lämnat ditt samtycke till databehandlingen eller om behandlingen behövs för att vi ska kunna tillhandahålla tjänster till dig enligt det avtal du har ingått med oss. Däremot har du inte rätt att flytta dina uppgifter om vi behandlar dessa på grund av intresseavvägning eller skyldighet enligt lag.
Klagomål och anmälan
Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande regelverk, bör du anmäla det till oss på InBiz snarast. Du kan också lämna in ett klagomål till Datainspektionen då Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen.
